10 raisons de passer à la réservation en ligne pour les instituts et les coiffeurs

La réservation en ligne d'une chambre d'hôtel ou d'une table auprès d'un restaurant est commun. Pour autant recourir à un système de réservation en ligne est moins naturel auprès des professionnels de la beauté tels que les instituts de beauté, salons de coiffure, salons de massage et spas.

Pourtant, 50% de clients d’instituts préfèrent réserver en ligne, même quand l’institut est ouvert. La réservation en ligne est un must-have pour vendre, à l’époque actuelle. Il en va du développement et de la survie même de votre salon de beauté.

Focus donc sur les 10 raisons qui doivent vous pousser à intégrer la réservation en ligne à votre site web (mais également sur vos autres supports de communication comme votre fiche Google My Business et votre page Facebook).

1. Une économie de temps et d’énergie

Avant la période des vacances d’été ou avant les fêtes, les appels pour demander une réservation de soins d’épilation n’arrêtent pas. Vous ne savez plus où donner de la tête entre un appel sur votre mobile, un autre sur votre WhatsApp et le client qui vous attend pour sa propre séance d’épilation en cabine.

Disposer d'un planning en ligne vous libère de la gestion des réservations. Avec la réservation en ligne, vous ne perdez plus de temps au téléphone sur des prestations où le contact humain au moment de la réservation n’a pas une valeur ajoutée. 

Par exemple, réserver une séance de gommage vous prend 3 minutes par téléphone. En supposant que vous avez eu 5 demandes de réservations de ce type de prestation durant la journée, cela vous a coûté déjà 15 minutes. Du temps perdu que vous aurez pu consacrer au client au moment où il est dans votre établissement. 

2. Plus de professionnalisme

Durant une simple conversation en tête à tête, décrocher son téléphone pour s’adresser à une autre personne frôle déjà l’impolitesse. Quid d’un appel alors que vous vous occupez d’un autre client.

Et pourtant, vous risquez de perdre un client potentiel en ignorant son appel. Quoi de plus frustrant pour un client d'appeler à plusieurs reprises dans la journée et de tomber systematiquement sur la messagerie ?

La solution consensuelle demeure la en ligne. En effet, vous pourrez être aux petits soins pour votre client en étant rassuré que vos autres clients potentiels peuvent vous joindre – et ce, même sans communication directe avec eux.

3. Des réservations même pendant  heures de fermeture

Marie a besoin d’un massage relaxant. Il est pourtant déjà tard dans la soirée et elle ne peut donc pas appeler puisque le Spa est fermé. Marie décide donc de trouver un autre établissement sur lequel elle pourra réserver en ligne en 1 min chrono et être assuré d’avoir son massage le lendemain ;-) 

Cette situation aurait pu être évitée si vous disposiez d’une option de réservation en ligne. En effet, le web n’a aucune limite horaire et fonctionne en tout temps. Vous pourrez également vous trouver n’importe où, le système de réservation lui, demeurera intact. Vous réaliserez donc plus de ventes/réservations.

4. La satisfaction de vos client.e.s

Au travail, Anne est dans un “open space”. Il est vendredi et elle souhaite réserver sa prochaine coupe brushing pour le weekend. Elle est obligée de passer un appel téléphonique pour réserver, appel entendu par tous ses collègues; ce qui la rend mal à l’aise car elle a l’impression d’étaler sa vie. Situation qu’elle aurait pu éviter si son salon de coiffure disposait d’un système de réservation en ligne sur leur site internet.

Le client qui ne pourra pas réserver quand il le veut sera frustré. Le client d’aujourd’hui considère, en effet, la possibilité de réserver en ligne plus comme un droit que comme une option. 

De plus, cette réservation en ligne ouvre les voies d’un traitement personnalisé du client : il choisit le service qu’il veut (à la carte), l’heure qui lui convient, le professionnel qui le prendra en charge. Il se fait aussi une idée du prix (et de tout ce qu’il peut s’offrir avec son budget disponible), de la durée que cela prendra et s’octroie le droit de déplacer le rendez-vous si jamais il a un empêchement.

5. Une meilleure organisation des réservations

Hélène appelle pour une épilation des sourcils. Son appel vous a pris 3 minutes, alors qu’à part avoir pris son nom et son email, il n’y a rien eu d’autres comme échange. 

Mireille demande une opération plus complexe d’épilation au laser. Vous avez besoin de lui poser quelques questions afin de déterminer si elle peut ou non se faire épiler à la lumière pulsée et le temps que cela prendra afin d’organiser au mieux, les prochains rendez-vous. 

Ce sont deux cas de figures différents. Le premier n’aurait pas dû vous prendre du temps, tandis que le second requiert votre attention maximale.

La réservation en ligne est une solution pour mieux faire le tri entre les services qui nécessitent votre attention personnelle et ceux qui devraient pouvoir être réservés automatiquement. En effet, ce module est paramétrable. Vous pourrez décider des prestations qui apparaissent sur le planning en ligne et celles qui nécessitent de vous appeler en direct. 

6. Une meilleure gestion de votre propre planning

La réservation en ligne est également l’allié du professionnel. Au lieu de feuilleter votre agenda papier pour trouver un créneau de disponible en un clic vous accédez à votre agenda, ajoutez, déplacez, annulez vos rendez-vous. Oubliez votre gomme et crayon à papier que vous aimez tant :) 

D’autant plus que celui-ci doit être mobile-friendly. Il sera donc possible de visionner à partir de votre tablette ou téléphone tous les créneaux disponibles ainsi que l'enchaînement de vos rendez-vous.

7. Une meilleure gestion de vos ressources

David, responsable à l’accueil doit recevoir les clients de votre Spa qui arrivent au moment de leur rendez-vous, gérer ceux qui demandent des informations, recevoir les appels entrants de demandes de rendez-vous voire même les questions sur les réseaux sociaux. Soit, il sera débordé, soit vous devrez recruter différentes personnes pour l’accueil physique et l’accueil virtuel.

La majeure partie de ce problème se résout par l’instauration d’un système de réservation en ligne. En effet, moins de personnes se donneront la peine de se déplacer ou d’appeler si le module de réservation est déjà présent sur le site web. Votre responsable à la réception pourra donc se consacrer entièrement au client présent sur place pour un rendez-vous

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8. La diminution des rendez-vous oubliés (no show)

Karen a pris rendez-vous. Elle n’a plus pensé à le noter dans son agenda après avoir raccroché , a oublié son RDV et bien-sûr ne vous a pas rappelé. Dans la vie d’une PME, les cas comme celui-ci sont nombreux. Faut-il pour autant pénaliser le client qui n’a pas honoré son rendez-vous ?

Le client est le roi et la solution doit venir de vous, d’autant plus qu’elle est à portée de main. La réservation en ligne limite, en effet, les cas de no-show car elle permet l’instauration de systèmes allant de pair avec lui : un système d’acompte au moment de la réservation (une fois que l’on dépense son argent, l’oubli est moins fréquent) et/ou d’un système de rappel (par SMS ou par e-mail).

9. Une meilleure gestion des annulations

Vous n’êtes pas disponible ? Vous êtes tombé malade, vous avez une urgence ou vous avez tout simplement été victime d’un cas de force majeur. Dans ce cas, disposer de la réservation en ligne vous permet de pouvoir annuler d’une manière plus simple, sans devoir passer par un appel téléphonique hautement explicatif. Encore mieux, le client lui aussi peut se désengager du rendez-vous lorsqu’il ne pourra pas l’honorer. Vous pourrez ainsi vous réorganiser et éventuellement, un autre client intéressé par le créneau horaire pourra réserver à son tour.

10. Une base de données plus étoffée

Passer à la réservation en ligne est une solution opportune pour les entreprises car il permet une collecte et un tri pratiquement automatique d’informations qui seront nécessaires à son développement.

On peut citer à titre d’exemple, les statistiques sur les services les plus consommés, les périodes auxquelles ils se vendent le mieux et ceux auxquelles ils se vendent moins, les horaires de prise de rendez-vous des clients. Avec les bonnes options, un outil de réservation en ligne permet même de situer le client, de collecter ses données personnelles (avec son accord) et de lui faire parvenir vos newsletters et autres offres promotionnelles.

Conclusion :

La réservation en ligne est donc un outil inéluctable de la satisfaction client à l’ère actuelle du digital. Il faut soit composer avec lui, soit risquer de passer à côté de réservations – parce qu’il nous manquait un simple agenda. Toutefois, la réservation en ligne ne doit pas vous faire perdre la main sur le contact humain. Avoir un agenda en ligne n’empêche pas de recevoir des appels ou d’appeler vos clients !

Tous les outils de réservation en ligne ne se valent pas. Certains sont basiques, à la Google Calendar. Ils vous informent de votre emploi du temps, sans permettre de rappeler le client de son rendez-vous par SMS ou sans aucune possibilité de collecte et d’analyse des données. D’autres ne sont pas optimisés (parcours de réservations peu fluide, présentation “vieillotte”, agenda pas optimisé sur les téléphones portables…  et s’éloignent de la facilité d’utilisation recherchée par les utilisateurs.