RDV & Agenda en ligne destiné aux instituts de beauté, coiffeurs, spa...

Cahier de réservation destiné aux restaurants et hôtels-restaurants

Module de Prise de RDV en ligne pour les retailers & commerçants

Intégrer la réservation en ligne signifie bien choisir l'outil de planning et agenda qui vous correspond et s'assurer qu'il remplisse les critères essentiels. Que cela soit en terme d'ergonomie mais également de fonctionnalités. Voici 5 conseils pour choisir votre outil de réservation en ligne

1. Un outil de réservation en ligne qui s’adapte aux spécificités de votre activité

Un bon moteur de réservation ou agenda en ligne doit inclure un planning incluant toutes les particularités de votre établissement. À la fois vos ressources disponibles (cabines, salles, machines & équipements, postes de coiffure...) et vos équipes (afin de laisser la possibilité à vos clients de choisir la personne de votre équipe qui effectuera le service)

Idem si certain(e)s de vos employé(e) sont spécialisés sur une ou plusieurs prestations en particulier, cela doit être intégré et paramétrable dans votre outil de réservation en ligne.

2. Une réservation en ligne adaptée aux mobiles et tablettes

Un bon moteur de réservation doit être responsive design, c’est-à-dire qui s’adapte à la taille de l’écran sur lequel il est consulté. Tous les efforts que vous mettez dans la conception de votre site web et l’acquisition de trafic sur celui-ci pourraient être réduit à néant si vous n’assurez pas un parcours de réservation adapté aux mobinautes !

3. Une réservation en ligne qui s’adapte à votre stratégie de paiement

Le moyen de paiement proposé sur votre agenda en ligne doivent être en adéquation avec votre stratégie. Cela peut aller de la simple prise de rendez-vous sans paiement à l’empreinte bancaire (pour limiter le taux de no-show / de clients qui ne se présentent finalement pas au rendez-vous). Ou pour encore aller plus loin, demander un acompte et pourquoi pas le paiement en ligne.

4. Une réservation en ligne qui traque vos conversions

Si vous souhaitez faire des campagnes publicitaires, vous devez être en mesure de savoir combien d’internautes ont réservé chez vous suite à vos campagnes de publicité en ligne. Seul un moteur avec des options de tracking pourra vous donner ce type d’informations. Veillez à bien vérifier que ce critère est rempli lorsque vous choisissez un prestataire de réservation en ligne.

5. Une réservation en ligne qui automatise l’envoi d’emails/SMS de confirmation et rappel

Adieu les emails manuels pour confirmer un rendez-vous, votre moteur de réservation doit pouvoir le faire tout seul .. Cela évite également le taux de no show et vous fait gagner du temps !

6. La réservation en ligne sans commission

L'intérêt de se doter d'un outil de réservation en ligne est de pouvoir générer des réservations directes, sans passer par des plateformes de réservations ! Vous vous assurez ainsi une certaine indépendance. Il est donc important de vérifier le fonctionnement de votre réservation en ligne. Mieux vaut payer un abonnement mensuel ou annuel plutôt que de dépendre d'un taux de commission... 

Vous envisagez d'intégrer la réservation en ligne ou de changer d'outil ? 

C'est dans nos cordes ! Prenons rendez-vous pour en discuter et nous verrons comment l'outil de réservation en ligne Klixi peut vous aider.

La réservation en ligne d'une chambre d'hôtel ou d'une table auprès d'un restaurant est commun. Pour autant recourir à un système de réservation en ligne est moins naturel auprès des professionnels de la beauté tels que les instituts de beauté, salons de coiffure, salons de massage et spas.

Pourtant, 50% de clients d’instituts préfèrent réserver en ligne, même quand l’institut est ouvert. La réservation en ligne est un must-have pour vendre, à l’époque actuelle. Il en va du développement et de la survie même de votre salon de beauté.

Focus donc sur les 10 raisons qui doivent vous pousser à intégrer la réservation en ligne à votre site web (mais également sur vos autres supports de communication comme votre fiche Google My Business et votre page Facebook).

1. Une économie de temps et d’énergie

Avant la période des vacances d’été ou avant les fêtes, les appels pour demander une réservation de soins d’épilation n’arrêtent pas. Vous ne savez plus où donner de la tête entre un appel sur votre mobile, un autre sur votre WhatsApp et le client qui vous attend pour sa propre séance d’épilation en cabine.

Disposer d'un planning en ligne vous libère de la gestion des réservations. Avec la réservation en ligne, vous ne perdez plus de temps au téléphone sur des prestations où le contact humain au moment de la réservation n’a pas une valeur ajoutée. 

Par exemple, réserver une séance de gommage vous prend 3 minutes par téléphone. En supposant que vous avez eu 5 demandes de réservations de ce type de prestation durant la journée, cela vous a coûté déjà 15 minutes. Du temps perdu que vous aurez pu consacrer au client au moment où il est dans votre établissement. 

2. Plus de professionnalisme

Durant une simple conversation en tête à tête, décrocher son téléphone pour s’adresser à une autre personne frôle déjà l’impolitesse. Quid d’un appel alors que vous vous occupez d’un autre client.

Et pourtant, vous risquez de perdre un client potentiel en ignorant son appel. Quoi de plus frustrant pour un client d'appeler à plusieurs reprises dans la journée et de tomber systematiquement sur la messagerie ?

La solution consensuelle demeure la en ligne. En effet, vous pourrez être aux petits soins pour votre client en étant rassuré que vos autres clients potentiels peuvent vous joindre – et ce, même sans communication directe avec eux.

3. Des réservations même pendant  heures de fermeture

Marie a besoin d’un massage relaxant. Il est pourtant déjà tard dans la soirée et elle ne peut donc pas appeler puisque le Spa est fermé. Marie décide donc de trouver un autre établissement sur lequel elle pourra réserver en ligne en 1 min chrono et être assuré d’avoir son massage le lendemain ;-) 

Cette situation aurait pu être évitée si vous disposiez d’une option de réservation en ligne. En effet, le web n’a aucune limite horaire et fonctionne en tout temps. Vous pourrez également vous trouver n’importe où, le système de réservation lui, demeurera intact. Vous réaliserez donc plus de ventes/réservations.

4. La satisfaction de vos client.e.s

Au travail, Anne est dans un “open space”. Il est vendredi et elle souhaite réserver sa prochaine coupe brushing pour le weekend. Elle est obligée de passer un appel téléphonique pour réserver, appel entendu par tous ses collègues; ce qui la rend mal à l’aise car elle a l’impression d’étaler sa vie. Situation qu’elle aurait pu éviter si son salon de coiffure disposait d’un système de réservation en ligne sur leur site internet.

Le client qui ne pourra pas réserver quand il le veut sera frustré. Le client d’aujourd’hui considère, en effet, la possibilité de réserver en ligne plus comme un droit que comme une option. 

De plus, cette réservation en ligne ouvre les voies d’un traitement personnalisé du client : il choisit le service qu’il veut (à la carte), l’heure qui lui convient, le professionnel qui le prendra en charge. Il se fait aussi une idée du prix (et de tout ce qu’il peut s’offrir avec son budget disponible), de la durée que cela prendra et s’octroie le droit de déplacer le rendez-vous si jamais il a un empêchement.

5. Une meilleure organisation des réservations

Hélène appelle pour une épilation des sourcils. Son appel vous a pris 3 minutes, alors qu’à part avoir pris son nom et son email, il n’y a rien eu d’autres comme échange. 

Mireille demande une opération plus complexe d’épilation au laser. Vous avez besoin de lui poser quelques questions afin de déterminer si elle peut ou non se faire épiler à la lumière pulsée et le temps que cela prendra afin d’organiser au mieux, les prochains rendez-vous. 

Ce sont deux cas de figures différents. Le premier n’aurait pas dû vous prendre du temps, tandis que le second requiert votre attention maximale.

La réservation en ligne est une solution pour mieux faire le tri entre les services qui nécessitent votre attention personnelle et ceux qui devraient pouvoir être réservés automatiquement. En effet, ce module est paramétrable. Vous pourrez décider des prestations qui apparaissent sur le planning en ligne et celles qui nécessitent de vous appeler en direct. 

6. Une meilleure gestion de votre propre planning

La réservation en ligne est également l’allié du professionnel. Au lieu de feuilleter votre agenda papier pour trouver un créneau de disponible en un clic vous accédez à votre agenda, ajoutez, déplacez, annulez vos rendez-vous. Oubliez votre gomme et crayon à papier que vous aimez tant :) 

D’autant plus que celui-ci doit être mobile-friendly. Il sera donc possible de visionner à partir de votre tablette ou téléphone tous les créneaux disponibles ainsi que l'enchaînement de vos rendez-vous.

7. Une meilleure gestion de vos ressources

David, responsable à l’accueil doit recevoir les clients de votre Spa qui arrivent au moment de leur rendez-vous, gérer ceux qui demandent des informations, recevoir les appels entrants de demandes de rendez-vous voire même les questions sur les réseaux sociaux. Soit, il sera débordé, soit vous devrez recruter différentes personnes pour l’accueil physique et l’accueil virtuel.

La majeure partie de ce problème se résout par l’instauration d’un système de réservation en ligne. En effet, moins de personnes se donneront la peine de se déplacer ou d’appeler si le module de réservation est déjà présent sur le site web. Votre responsable à la réception pourra donc se consacrer entièrement au client présent sur place pour un rendez-vous

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8. La diminution des rendez-vous oubliés (no show)

Karen a pris rendez-vous. Elle n’a plus pensé à le noter dans son agenda après avoir raccroché , a oublié son RDV et bien-sûr ne vous a pas rappelé. Dans la vie d’une PME, les cas comme celui-ci sont nombreux. Faut-il pour autant pénaliser le client qui n’a pas honoré son rendez-vous ?

Le client est le roi et la solution doit venir de vous, d’autant plus qu’elle est à portée de main. La réservation en ligne limite, en effet, les cas de no-show car elle permet l’instauration de systèmes allant de pair avec lui : un système d’acompte au moment de la réservation (une fois que l’on dépense son argent, l’oubli est moins fréquent) et/ou d’un système de rappel (par SMS ou par e-mail).

9. Une meilleure gestion des annulations

Vous n’êtes pas disponible ? Vous êtes tombé malade, vous avez une urgence ou vous avez tout simplement été victime d’un cas de force majeur. Dans ce cas, disposer de la réservation en ligne vous permet de pouvoir annuler d’une manière plus simple, sans devoir passer par un appel téléphonique hautement explicatif. Encore mieux, le client lui aussi peut se désengager du rendez-vous lorsqu’il ne pourra pas l’honorer. Vous pourrez ainsi vous réorganiser et éventuellement, un autre client intéressé par le créneau horaire pourra réserver à son tour.

10. Une base de données plus étoffée

Passer à la réservation en ligne est une solution opportune pour les entreprises car il permet une collecte et un tri pratiquement automatique d’informations qui seront nécessaires à son développement.

On peut citer à titre d’exemple, les statistiques sur les services les plus consommés, les périodes auxquelles ils se vendent le mieux et ceux auxquelles ils se vendent moins, les horaires de prise de rendez-vous des clients. Avec les bonnes options, un outil de réservation en ligne permet même de situer le client, de collecter ses données personnelles (avec son accord) et de lui faire parvenir vos newsletters et autres offres promotionnelles.

Conclusion :

La réservation en ligne est donc un outil inéluctable de la satisfaction client à l’ère actuelle du digital. Il faut soit composer avec lui, soit risquer de passer à côté de réservations – parce qu’il nous manquait un simple agenda. Toutefois, la réservation en ligne ne doit pas vous faire perdre la main sur le contact humain. Avoir un agenda en ligne n’empêche pas de recevoir des appels ou d’appeler vos clients !

Tous les outils de réservation en ligne ne se valent pas. Certains sont basiques, à la Google Calendar. Ils vous informent de votre emploi du temps, sans permettre de rappeler le client de son rendez-vous par SMS ou sans aucune possibilité de collecte et d’analyse des données. D’autres ne sont pas optimisés (parcours de réservations peu fluide, présentation “vieillotte”, agenda pas optimisé sur les téléphones portables…  et s’éloignent de la facilité d’utilisation recherchée par les utilisateurs. 

Cet article a été co-écrit avec nos amis et partenaires de Thaïs PMS, un super logiciel gestion hôtel-restaurant.

Lorsqu’on est hôtelier ET restaurateur on oublie parfois que son activité restaurant a aussi ses propres besoins en marketing digital. Parmi eux... la réservation en ligne ! La réservation en ligne peut répondre à deux objectifs pour un hôtel-restaurant :

Améliorer l'expérience des clients de l’hôtel. Vos clients réservent déjà leur chambre en ligne, pourquoi ce service ne serait-il pas proposé pour la partie restaurant de l'hôtel ? Améliorer le taux de captage diner et/ou déjeuner dans le restaurant c'est s'adapter aux besoins de votre clientèle ! Leur permettre de réserver à toute heure, sans avoir à passer un coup de fil à l'accueil de l'hôtel par exemple :)

Élargir votre offre de restauration à des non-clients de l'hôtel. Vous souhaitez recevoir plus de personnes qui ne logent pas nécessairement à l’hôtel ? Il faut pour cela s’adapter aux codes marketing de la restauration. La possibilité de réserver en ligne en est une partie intégrante.

L'offre de logiciels de réservation restaurant est riche... Comment faire le bon choix ? Voici 10 éléments à checker lors de votre recherche de prestataires pour mieux décrypter les devis et faire le bon choix :)

1. Un logiciel de réservation restaurant connecté à un logiciel de caisse spécialisé en hôtellerie

En tant qu’hôtel-restaurant, vous avez sans doute déjà un logiciel de réservation en ligne de chambres connecté à votre PMS. Cette connexion parait évidente, les outils doivent se parler entre eux pour simplifier la gestion de l’hôtel. Pourquoi serait-ce différent pour votre activité restaurant ? Privilégiez un logiciel de réservation restaurant qui s’adresse aux hôteliers-restaurateurs et donc intégré avec un spécialisé en hôtellerie. (Si lui même est connecté à votre PMS alors vous avez tout bon!) . L’intérêt ? Pas de ressaisie, les réservations vont directement sur votre logiciel de caisse ! Vérifiez également que lorsque les connexions existent, elles soient incluent dans vos offres. Attention aux connexions payantes en option qu'on découvre après avoir signé !

psst : chez Klixi par exemple, toutes les réservations effectuées via notre logiciel de réservation restaurant Klixi Food arrivent automatiquement dans Thaïs Resto.

2. Un logiciel de réservation restaurant connecté à Reserve With Google (Google My Business)

Avez-vous déjà remarqué ce gros bouton d’action bleu sur desktop et blanc sur mobile présent sur certaines fiche Google de restaurant ? Il s’agit d’une intégration entre votre logiciel de réservation et Google. La plupart des outils ayant cette intégration, en font bénéficier sans surcoût mais certains prestataires en font une option payante. Soyez donc vigilant sur ce point lorsque vous comparez différentes offres. L'intérêt est de permettre à l'internaute de réserver en ligne sans quitter l'interface Google. Au lieu de diriger le client sur votre site web, une fenêtre s'ouvre avec vos créneaux disponibles pour chaque service.

3. Un logiciel de réservation restaurant intégrable au site de l'hôtel

Il est tout à fait possible d'envisager un site web dédié au restaurant. Surtout si vous souhaitez faire du restaurant une activité à part entière, indépendante de votre hôtel. En revanche si vous souhaitez capitaliser sur le site de l'hôtel, le logiciel de réservation restaurant doit pouvoir facilement s’intégrer : sans nécessité de développements supplémentaires et surtout sans surcoût de votre côté. 

4. Un logiciel de réservation restaurant pensé pour la navigation mobile

En 2021, le trafic Internet mobile représente 55,56 % du trafic Internet mondial total, soit plus de la moitié (source : oberlo.fr). 4 internautes sur 10 utilisent uniquement leur smartphone pour accéder à Internet. Bref, imaginez votre client atterrir sur un module de réservation qui n’est pas lisible ou fluide sur mobile... Vous passez à côté de nombreuses réservations. La meilleure façon est de tester vous-même. Mettez-vous dans la peau d’un client et observez si votre expérience de réservation vous satisfait. Demandez une démo côté client au prestataire et ne vous attardez pas uniquement sur l'interface de gestion des réservations.

5. Un logiciel de réservation restaurant qui minimise les no-show

Très courant dans l'hôtellerie, et de plus en plus plébiscité dans la restauration, l'acompte au moment de la réservation en ligne permet de "verrouiller" la réservation. À minima de sensibiliser vos clients sur le no-show. Cela reste évidemment une option (payante ou gratuite selon les prestataires). Cela dépend de votre politique/stratégie de paiement, votre positionnement, votre ticket moyen....

6. Un logiciel de réservation restaurant qui collecte les avis clients

Les avis clients Google participent à la fois à augmenter le taux de réservation dans votre hotel-restaurant et à améliorer votre référencement local.

En effet, lorsqu’un internaute recherche un restaurant dans votre zone géographique, le Google local Pack apparait. Ce sont 3 fiches restaurant que Google aura choisi selon ses propres critères. Parmi eux, les avis clients déposés sur la fiche. La fiche Google du restaurant de l'hôtel aura plus de chances d'apparaître si vous avez une bonne note certes, mais surtout :

- une bonne quantité d'avis clients

- des avis déposés régulièrement

- des avis récents

Lorsque la réservation est passée, un bon logiciel de réservation doit pouvoir être en mesure de collecter les avis clients par email ou sms et permettre d'enrichir votre fiche d'avis !

7. Un logiciel de réservation restaurant sans commission

Contrairement aux plateformes de réservation (type TheFork & co), l’intérêt d’un du logiciel de réservation est de ne pas avoir à payer de commission (que ce soit sous forme de pourcentage ou d'un montant fixe par couvert). Choisissez un logiciel de réservation restaurant sous forme d’abonnement mensuel ou annuel. Attention, certains prestataires demandent une commission en plus de l'abonnement, soyez vigileant sur ce point.

8. Un logiciel de réservation restaurant qui traque vos conversions

Si vous souhaitez développer la notoriété du restaurant de l’hôtel et élargir ainsi à des clients extérieurs, vous pourrez être susceptible de faire de la publicité en ligne. Or on n’investit pas un budget publicitaire (même si celui-ci est peu élevé) sans mesurer le nombre de réservations qu’il rapporte. Vous devez savoir combien d’internautes ont réservé chez vous suite à vos campagnes de publicité en ligne. Seul un moteur avec des options de tracking pourra vous donner ce type d’informations. Veillez à bien vérifier ce point lorsque vous choisissez un logiciel de réservation en ligne.

9. Un logiciel de réservation restaurant avec SMS de rappel inclus

On minimise souvent le coût que peut représenter l'envoi d'un sms de rappel. Quand on sait qu'un SMS coûte environ il est rapide de faire le calcul nombre de réservations X coût du sms.

Certains logiciels en font une option payante qu'il faudra ajouter au prix de l'abonnement. D'autres l'incluent dans l'offre. Ainsi, comparez ce qui est comparable.

10. Un logiciel de réservation restaurant simple & efficace

Prendre une réservation en plein service doit s'avérer simple et rapide. Pour cela nous conseillons de vous équiper d'un logiciel de réservation qui ressemble aux applications que vous utilisez tous les jours (comme l'application calendrier de son smartphone par exemple). Vérifiez que vous pouvez

- personnaliser la vue de votre interface de gestion des réservations comme il vous semble : vue calendrier, jour, semaine, mois liste...

- avoir un filtre de vue selon le statut de la réservation

- modifier le jour ou l'heure d'une réservation avec un simple un glissé-déposé

- pouvoir ajouter des commentaires lors d'une réservation

- avoir une visibilité sur les prochains rappels email et SMS au client

- avoir une vue rapide sur l'historique de réservation d'un client

Bref autant de petites choses fonctionnelles qui feront de votre logiciel un allié au quotidien pour rester productif et surtout concentré sur vos clients :)

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Si vous souhaitez intégrer un module de réservation en ligne dans votre hôtel-restaurant, demandez à notre équipe une démo de notre outil Klixi Food !